会议筹备工作十要点

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会议筹备工作十要点

会议的筹备工作表面上看显得纷繁复杂，但实际上还是有章

可循的。笔者结合多年的实践，谈些粗浅的做法和体会，与同

行们进行交流。关于会议的筹备，具体讲要做好以下十项工作。

一、确定会议名称

会议名称也就是会议的题目，如“全国卫生工作会议”“全国

新型农村合作医疗试点工作会议”等。规范的会议名称一般由三

部分组成：一是会议范围，二是会议内容，三是会议性质。其

中会议性质包括“现场会”“启动会”“工作会”“座谈会”“研讨会”等。

二、初定会议步骤

会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题

的先后顺序，是会议程序的基础。程序是对会议各项活动，如

各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等，按照先后顺序

做出安排。日程是对会议的活动逐日作出的安排，是程序的具

体化。会议的步骤是会议有条不紊进行的保证，一旦经过领导

批准，切不可随意变动。=

三、草拟会议通知

会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会

期、会议地点和食宿地点、与会人员、报到的日期和地点、需

要携带的材料和数量及材料的打印规格、个人支付的费用、主

办单位、联系人和联系电话等要素。会议通知最好由与会议主

题相关的人员起草，这样更有利于通知的顺利起草。报请上级

单位批准的会议，报送请示时，要附上会议通知的代拟稿。=

四、会议经费预算

会议经费预算开支的项目一般包括与会人员的食宿费、会场

的租用费、会标的制作费、会务组和工作人员的房费、胶卷购

买和冲洗费用等。如果需要邀请专家学者讲课、作报告，还要

将专家的讲课费、交通费和食宿费等预算在内。=

五、办理会议报批

重要的会议必须报请领导审批。会议的请示要讲清开会的理

由、会议的议程、会议的时间及会期、地点、参加会议的人数

和人员级别、会议的经费预算和准备情况等。=

六、下发会议通知

会议通知务必经过处室领导审核，主管领导签发。下发会议

通知要专人负责，避免遗漏、错发和重发。下发会议通知应注

意两点：一是会议通知下发要及时。下发过早，参会人员容易

遗忘；下发太迟，与会人员收不到会议通知，即使收到通知，

难于安排手头的工作，也会降低会议的出席率。二是会议通知

发出后要抓反馈。涉及多个部门、内容重要的会议要随会议通

知附会议回执，内容包括参加会议人员的姓名、性别、民族、

职务（职称）、联系电话、到会的日期、车次和航班号以及返

程的日期、车次和航班号等。会前 1～2天还要再次联系，以

确保与会人员能够按时参会。=

七、准备会议材料

会议材料主要有三种：一是会议文件，包括下发的正式文件、

文件讨论稿或征求意见的文件；二是讲话材料，包括领导讲话

材料、书面交流材料和会议发言材料；三是会议主持词。在这

里笔者重点谈谈如何准备会议主持词，它又叫程序稿，通过主

持人在会议期间的讲话来体现会议的程序。主持词的起草要注

意三点：一是要力求文字口语化。因为主持词仅供主持人使用，

其他与会人员没有主持词的文字稿，所以文字要通俗易懂，切

忌出现晦涩难懂的古诗词，或过分华丽的辞章。二是要注意会

议程序的衔接。讲话要承前启后，简明扼要地总结前面发言人

的讲话要点，顺理成章地引出下一个发言人。语言要力求简洁，

避免重复和啰嗦，切忌话中套话，使人听不出头绪。三是主持

词的内容要提纲挈领，不要有论述性的话语，篇幅不宜太长，

以免冲谈会议的主题。=

八、选择布置会场

开会要借助于一定的场所。会场条件的好坏、舒适程度的高

低，对与会人员的心理会起到不可忽视的作用，直接影响到会

议的效果。因此，要重视会场的选择和布置。=

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摘要：

会议筹备工作十要点会议的筹备工作表面上看显得纷繁复杂，但实际上还是有章可循的。笔者结合多年的实践，谈些粗浅的做法和体会，与同行们进行交流。关于会议的筹备，具体讲要做好以下十项工作。一、确定会议名称会议名称也就是会议的题目，如“全国卫生工作会议”“全国新型农村合作医疗试点工作会议”等。规范的会议名称一般由三部分组成：一是会议范围，二是会议内容，三是会议性质。其中会议性质包括“现场会”“启动会”“工作会”“座谈会”“研讨会”等。二、初定会议步骤会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序，是会议程序的基础。程序是对会议各项活动，如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等，...

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