企业会务工作操作手册
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拟稿以及会议相关材料。
做好会议后勤保障准备工作：一是通过 OA 系统或电话询
问后勤服务中心申请会议室相关事项；二是确保会议室音响设
备、投影仪、远程视频系统、电子媒屏（会议横幅）等设备支
持；三是根据参会人员跟安保部联系，酌情预留好一楼停车位
数量；四是与后勤服务中心联系并通知清洁人员提前对会场进
行打扫，摆放桌子、椅子、矿泉水等物品；五是与后勤服务中
心对接大型会议专用电梯、参会人员用餐、座位指示牌等事宜。
（四）会议通知
会议通知的基本内容：会议名称、会议时间、会议地点、
会议主持人、会议议程、参会人员以及是否需要参会人员准备
发言材料等。会议确定后，会务负责人应根据会议重要程度以
邮件、电话、短信等方式进行会议通知，确保参会人员知晓各
会议事项。
会议通知方式包括邮件通知、电话通知、短信通知、OA
系统通知、微信群通知。
1.邮件通知：确保将会议通知发送至各参会各单位及其主
要负责人邮箱，并查看邮件送达状态及阅读记录。
2.电话通知：注意礼貌用语，不卑不亢，吐字清晰精准。
同时记录通知的时间、接电话人员姓名。
3.短信通知：年度工作会等大型会议需通过短信平台进行
会议通知及参会注意事项的温馨提示，拟好短信内容走流程后
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发送。关于常规会议，可根据实际情况，一般会前一天发送会
议通知短信，会前 1-2 小时发送会议提醒短信。
4.OA 系统通知：在 OA 系统上发布会议通知，并做好查阅
记录。
5.微信群通知：在“内部工作联络群”内发布会议通知，再
次提醒参会人员，确保通知到位。
根据会议要求，原则上需回复参会人员名单，并及时提醒
参会单位落实参会人员名单。
（五）会务准备
会务负责人应提前做好会场布置准备工作，确保会议顺利
召开，相关工作要求如下：
1.会场布置。
水牌打印需要用粉色纸张，根据统一模板（宋体加粗、
150 字号）（附件 1）要求制作。
水牌的摆放：领导人数为单数时，1号领导在中间，2号
领导在左， 3号领导在右，依次类推；领导人数为双数时 ，
1、2号领导在中间，2号领导依旧在 1号领导左首，3号领导
在1号领导右首，依次类推。1号领导视情况而定，接待来访
客人时，为突显尊重，通常把客人作为 1号领导。
会议室整体座位布置：小型、中型、圆型、大型会议室及
会客室座位布置示意图（附件 2）。会前半小时再次确认水牌
摆放是否正确，会议室空调是否开启，视频语音设备是否正常
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使用，后勤保障人员是否已经到位，录音笔是否备好以及其它
布置的检查工作。
2.会议材料。
会议材料应包括：领导讲话稿和主持词、会议议程（附件
3）、正式会议通知（附件 4）、参会人员名单（附件 5）及相
关汇报材料。及时督办相关单位做好会议材料准备。对于重要
会议或大型会议，会议材料原则上要在会议前一天收集完毕，
并对会议材料进行逐个校对，报领导审定。需要印刷会议材料
的,将材料 PDF 格式文件发送至印刷店打印。
3.会议请假。
请假包括口头请假与书面请假。一般性会议因事不能参加
的，可跟集团领导口头请假，经得同意后报备办公室会务负责
人处；重要会议及大型会议要有书面请假，按要求填写请假条，
经领导签字、单位盖章后，将纸质版或扫描件报备至办公室。
二、会中工作
（一）会议签到
会前准备好数份签到表（附件 6），并督促好参会人员签
到，同时引导参会人员入座。会前 5分钟仍未到会的人员，则
进行电话提醒，确保参会人员到齐。
（二）材料摆放根据参会人员数量，准备好会议材料。如
领导会议材料与其他参会人员有区别，请注意摆放位置的正确
及摆放时间的先后。材料摆放要整齐统一，并按照会议议程有
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公文阁公文写作之家，体制人加油站www.gwg365.cn拟稿以及会议相关材料。做好会议后勤保障准备工作：一是通过OA系统或电话询问后勤服务中心申请会议室相关事项；二是确保会议室音响设备、投影仪、远程视频系统、电子媒屏（会议横幅）等设备支持；三是根据参会人员跟安保部联系，酌情预留好一楼停车位数量；四是与后勤服务中心联系并通知清洁人员提前对会场进行打扫，摆放桌子、椅子、矿泉水等物品；五是与后勤服务中心对接大型会议专用电梯、参会人员用餐、座位指示牌等事宜。（四）会议通知会议通知的基本内容：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持人、会议议程、参会人员以及是否需要参会人员准备发言材料等。会议确定后，会...
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作者：流金岁月
分类：写作素材
属性：16 页
大小：30.66KB
格式：DOCX
时间：2023-02-18
