文件管理规定

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文件管理规定

1. 文件的制定:文件第一次制订时版本版次由 A / 0 开始。英

文字母“A”表示文件版本,数字“0”代表文件修订次数，每修订

一次则依次递增；文件经修订 9次后，文件版本顺延修订为 B

版，文件版次则为“0”，如：B/0、C/0、D/0……等等，依此

类推。在特殊情况下，如：公司体系文件进行系统性变更，为

便于文件版本版次统一管理时，文件(包括新增的文件)版本版

次应统一过渡，直接转为最新版本.

2.文件的审批: 质量手册:由ISO9001 小组拟制与修订，管理

者代表审核，总经理批准.程序文件:由部门主管或指定人员拟

制与修订,部门经理审核,管理者代表批准作业文件):由各部门

或工程师拟制与修订,部门主管或总经理审批.

3.文件的发放:公司文件发放分纸质发放和网络共享两种. 文件

的发放由文控按照核准、确定的执行部门和发放数量填写《发

放回收一览表》进行发放，应当确保执行部门均能得到有效文

件。文件发放前，文控需在所分发的文件上盖“受控”印章，相

关部门接收文件时应做好检查，其文件页数完整、字迹是否清

晰等. 新增加部门或原先未发放的相关文件或因长期使用导致

模糊不清晰、破损或文件丢失，需要补领文件时，需求部门只

需直接填写《文件补发申请单》，由部门主管审核，管理者代

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表批准后，交文控进行补发.4.文件的作废：文件制订管理单位

发现或者根据相关部门提出，现行使用文件不符合公司运作需

要时，应当及时废止。文件废止后，原文件编码不得重复使用。

对于作废文件文控应及时回收，并盖“作废”印章回收处理，对

原件加盖“作废”后予以保存。文控以《文件履历表》详细记载

文件制作、修订过程.

5. 外来文件的控制: 外来文件如客户提供的图面、规格或测试

资料等由市场部确认并转化成内部文件后按一定规律自行管理。

外来的标准、规定均应经文件使用部门评审后，文控控制中心

下发使用。外来文件需由所使用部门或管理部门至少一年一次，

对其评估其有效性.

6.文件销毁:由各单位回收的所有旧版及废止文件，由文控统

一销毁。文控中心仅需留各版本／版次的原版文件以作履历数

据。已逾保存期限的记录、数据等，按【记录控制程序】作业，

具体保管时限参见《质量记录管理一览表》.

7.相关记录及使用表单：记录控制程序 / 文件转换编码细则/

文件补发申请单/ 文件新增/修订/废止申请单质量记录管理一

览表/

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公文阁公文写作之家，材料每天更新，体制人加油站www.gwg365.cn文件管理规定1.文件的制定:文件第一次制订时版本版次由A/0开始。英文字母“A”表示文件版本,数字“0”代表文件修订次数，每修订一次则依次递增；文件经修订9次后，文件版本顺延修订为B版，文件版次则为“0”，如：B/0、C/0、D/0……等等，依此类推。在特殊情况下，如：公司体系文件进行系统性变更，为便于文件版本版次统一管理时，文件(包括新增的文件)版本版次应统一过渡，直接转为最新版本.2.文件的审批:质量手册:由ISO9001小组拟制与修订，管理者代表审核，总经理批准.程序文件:由部门主管或指定人员拟制与修订,部门经理审核...

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